OA系统与短信平台结合建设方案说明

Tuesday April 07 2020 03:56:22 pm

· 您是否在拨打同事或客户的座机或手机时，因为对方占线或无法接听而不得不多次重拨或最终放弃？

· 您是否要为将一个简短的通知或问候发给多个同事，朋友或客户而不得不一个一个的拨打电话？您除了支付了昂贵的电话费以外，还付出了宝贵的时间？

· 您单位是否因为员工外出而影响运营效率，甚至丢失重要的商业机会。

在企业日常管理工作中，经常要给多个人传达信息，传达范围小到科室小组，大到整个公司。用Email方式不能确保对方是否接收到；打固定电话也不行，因为不是每个人都一直在座位上；用手机联系的话会常常因为对方没有开机，或信号不好的而联系不上，或者因为对方电话忙而不得不多次重拨。特别是要联系到一些业务非常繁忙或经常出差的人员可能会耽误您宝贵的时间，并支付昂贵的手机费和长途电话费。

OA系统现状

办公自动化系统是实现机关内部各级部门之间以及机关内外部之间办公信息的收集、处理、流动与共享，以实现科学决策的具有战略意义的信息系统。

目前系统最大的弊端是：因为采用的是工作流的模式，所以，在系统流中少了任何一个环节系统都无法进行下一步的工作，因此必须领导和老总们上班时间不可以离开办公电脑，但这很不现实，我们可以给你解决这样的问题，当领导不在电脑旁边时，只要有审批文件系统就自动的发一条短信到领导或老总的手机上，让他们知道需要审批的文件，如果需要的话，可以打电话回公司或发一条短信远程来审批签字。

目标：“以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成一个覆盖各单位或企业办公部门的办公信息系统，提供企业与其他专用计算机网络之间的信息交换，建立高质量、高效率的企业信息网络，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。”


目前的办公自动化系统是指基于工作流的OA系统。
1. 是一整套规则与过程的描述，以便管理在协同工作进程中的信息流通与业务活动。

2. 其目标不仅仅是处理过程，也不仅仅是把事物从一个地方流向另一个地方，而是管理那些引导作业环境如何运作的规则与过程。

3. 工作流程技术为规则与过程自动化提供了有效的媒介。当工作中的某项任务完成后，工作流程技术按预定的规则实时地把工作传送给处理过程中的下一步。

4. 办公自动化系统满足了信息传递和协同的需要，它充分发挥了计算机网络的优势，依靠电子邮件技术，强调信息的流动处理和协同互作。这是OA系统目前的主流方向。
现代办公自动化系统被要求成为有效地信息采集和管理的平台，是以开放、先进的Intranet技术及消息传递和工作流管理技术为核心的新一代全方位无纸办公信息服务系统，成为一个资源中心和通信中心。它需要改进企业内部的通讯水平，将传统的办公模式发展为一个具有跨地域通讯能力、能够协同工作，并保持一致的办公环境，消除传统办公方式下的信息存储、管理和分布的障碍，充分实现信息共享、资源共享。


OA系统建立的最终目标是：
1. 提高协同工作的效率，减少人工操作的重复操作和复杂程度。

2. 消除在传统办公中信息存储、分发、管理和分布的障碍，提高日常办公管理水平。

3. 为各级领导进行宏观管理提供高效便利的服务，并为科学决策提供有效的参考依据。

4. 改善企业内部的办公环境，便于办公人员及时掌握、管理各方信息，改善办公条件，规范办公流程，使管理水平进一步科学化和现代化。
总之为了有效的提高办公管理的水平，提高企业内部的消息通讯水平无疑是极为重要的手段。

随着网络应用技术的不断提高，企业对于相互之间的通讯能力提出了更高的要求。许多企业都具有一定信息化基础，有一定数量的信息设备和信息源，有相互连通的接口，需要实现消息的无缝传递。

作为消息的传输平台，必须实现信息传递的简便、高效和安全。消息的传递包括内部的信息传输和更广泛意义上的基于所有平台的消息传输，根据目前通信技术发展的状况，短信平台可以说是消息传输的一个非常方便、安全的手段。

企业客服的现状：

1. 随着无线通信技术的发展，和其对传统行业的不断渗透，客户服务的手段和方式正在发生巨大的变化。

2. 手机和各种无线终端的普及，要求企业必须考虑如何面对不断无线化的客户，并提供与之相顺应的客户服务。

3. 构建一个全新的企业与客户间的无线客服新桥梁，已经成为企业的迫切需求及客户无线化已成为趋势。

4. 改善企业内部的办公环境，便于办公人员及时掌握、管理各方信息，改善办公条件，规范办公流程，使管理水平进一步科学化和现代化。

随着全球经济一体化进程的加快和信息技术的飞速发展，传统的商业模式发生了翻天覆地的变化：

1. 20年前，买和卖的过程大都通过面对面而完成的；

2. 10年前，人们在电话中便可完成一笔交易；

3. 5年前，伴随互联网的发展，人们开始尝试着在网上进行商务间的往来，众多的产品信息开始上网，这是一个存在很大商机的市场；

4. 两年以前，随着互联网的普及，人们身边的信息量呈几何级数增长，不同地区不同企业之间的商务往来日渐频繁，人们开始寻求一种更为便携的联系方式；

5. 现在，以手机为代表的无线技术产生了......无线技术的应用是人类通讯史上一次“质”的飞跃，它的发展，给全球经济带来了新的革命，也改变了整个商业社会的竞争格局，令所有的企业在面临新的机遇的同时，也面临巨大的挑战。

如果有一种企业管理和客户服务工具，能使你在几秒钟内就能轻松的完成你从前需要好几天才能完成的客服工作。同时节省你1/3甚至更多的内外部沟通花费，你还有什么理由不去使用它呢？不管你愿不愿意，客户无线化发展已经成为一种趋势。他要求企业的客服工作必须顺应这一趋势，尽快实现客服无线化。


OA系统与短信结合

短信平台与企业管理软件的结合，有利于竞争又有利于市场资源的挖掘。


解决方案

收发领导的审批信息；
包括与大量客户的联络以保证他们所需信息的传递；
公司内部消息传递以及群发（免费）；
对大量员工的及时通知联系；
节省办公人员为传递信息而耗费的精力；
降低每月高额通讯费用支出及其它企业与客户(会员)之间所需要的更多交流；
大量销售人员、外勤人员、分销商的联系；
新产品、优惠产品的信息传递给贵宾客户(会员)；
企业员工的工作、业务查询(产品信息、优惠政策、订单追踪)；
行政办公的管理信息传达(会议通知、业务额度、业务佣金、工作进度；
办公通知、办公提醒；
对行文流程进行自动监控。其中可实现包括收文处理，发文处理，请示批示，交办汇报，会议管理，高级电子秘书，通知告示等；
与其他系统结合利用短信实现客户关系管理；
手机订单、动态优化调度、物流、资金流的跟踪；
库存查询、来往帐查询；
信息监控告警、环境监控警告。


其他解决方案：


售后服务短信系统

该系统应用于售后服务中心与技术服务人员的信息互动，同时提供服务人员向客户发送维修安排、提货日期通知、简单故障排除解答、消费者报修、咨询等信息互动。可以实现用短信派发工单和上传服务完成情况的报告，从而减少通讯费用的开销，并提高呼叫中心的效率。该系统是企业及时改进产品和服务、提高顾客忠诚度提供了最佳助手。

大型会务短信系统

该系统应用于大中型会务管理，具有现场会务通知、提醒与会者参加某项活动和注意事项、与会者通过短信向系统发送信息提交服务请求，如购回程机票、索要专业资料等。该系统还可以对与会者进行某些专题调查并做出统计分析报告，是大会组织者的得力助手。