集团企业内部邮件管理规范

第一、可以增加企业形象宣传力度，如果公司日常对外联系中出现的是类似abc@public.hk.cn或abc@163.net之类的免费信箱，则会大大降低集团的规模化规范化的企业形象。在企业经营中，都想通过各种方式来宣传自己的品牌和形象，在数字经济及Internet日益普及的网络时代，电子邮件将成为塑造企业CI和进行市场营销的一把利剑。对于一家注重自身形象的公司而言，应该使用自己专用的电子邮件系统即name@企业域名来统一形象。

第二、Email作为工作的日常工具能为企业快速、高效的进行信息传递或数据的交换。在集团目前各地分公司的扩建和人员分布上，地域分布远，各单位和部门之间横向和纵向联系中，这点尤为突出。

第三、在日常的营销业务往来中，电子邮件也是非常有用的营销工具。充分巧妙地使用电子邮件，对于集团业务向广度和深度发展都极为有益。

第四、电子邮件由于方便快捷，可以使双方的沟通更加直接，可有效降低经营成本，电子邮件与传统邮件、电话、传真相比，不仅速度快，而且价格便宜，如果涉及到国际范围，E-mail的价格优势更加明显。电子邮件还具有传统所没有的多种附加功能。例如，通过邮件列表，发给上万人只需一两分钟和一两块钱；而且，电子邮件图文并茂，现在又有各种如语音技术等新技术在不断出现，其内容的丰富性是任何一种传统手段都无法比拟的。

我们必须要注意到的是在电子邮件给企业带来种种便利的同时，现在国内外因电子邮件公文的泄密、归档邮件可作为法律证据、内部员工有可能利用公司邮箱传播不利信息、业务往来邮件用个人邮箱联系公司无法备案备查等问题如果没有重视起来，也将会是公司发展中的重大隐患。

目前各分公司内部与外部联系沟通中， 基本是各自为战，邮件服务器的搭建与应用各不相同，彼此之间的联系比较松散，没有形成集中管理充分利用，在公司日常经营和发展中没有起到应有的保驾护航的作用，反而浪费了人力资源和物力成本，加大了公司的经营成本。

考虑到集团目前各分公司分布比较远及以后的扩展需要，集团现统一规划集中管理邮件服务器的应用和管理。在保障各分公司邮箱域名不变的前提下，利用搭建在集团总部的邮件服务器，实现对公业务的所有邮件往来信息顺畅到达。

在新搭建的邮件服务器系统中各分公司指定专人只负责本公司内部的邮箱账户的添加、删除、权限管理，从而减轻各分公司网管人员的工作量和任务，而不用负责邮件服务器维护，集团信息中心指定专人负责邮件服务器的维护和管理，这样更加有效地保障了邮件服务器的安全和稳定。

为了使分公司的邮件专管员配合系统管理员更好的使内部员工有效合理的使用电子邮件，集团邮件服务器系统管理员会对分公司的邮件专管员进行一对一的视频或远程培训。培训内容包括：用户管理、用户组管理、域公告管理、域网络硬盘管理、域审核、域监控、域过滤、outlook/foxmail设置方法等。分公司的域管理员通过人事及时添加删除邮件账号（建议离职员工的邮箱不要立即删除，改为取消邮箱服务，但是保留一定时间，已被邮件再利用）。各分公司内部人员如果反应邮件使用中有问题，可由集团邮件管理员配合组织人员做邮件使用培训。

集团设立邮件应用反馈接口，员工在使用邮件过程中出现问题，先找域管理员，由域管理员把详细情况反映给集团邮件服务器系统管理员，系统管理员会在当天响应并尽快解决问题。（域管理员需要了解到的情况有：收件人和发件人的邮箱账号、出错时间，问题说明。）

由系统管理员统一管理邮件备份和邮件归档，如因误删除邮件或想查询个人从服务器上已删除的邮件，将情况反映给系统管理员，由系统管理员负责查找。

为了使集团的信息数据更加安全可靠和高效，对公业务的所有通信往来建议尽量使用电子邮件来传输。

附：

企业邮件系统管理规定

总则

• 第一条：随着互联网络的普及，电子邮件已逐步成为人们进行信息交流和亲友感情联络的主要工具。为加强企业形象宣传，提高邮件传输的可靠性和安全性，充分利用互联网提供的便利，提高效率，节省费用，逐步提高公司内部的信息化应用水平，特制定本规定。
• 第二条：本规定是依据《xxxxxx有限公司计算机信息系统管理条例》而制定。
• 第三条：本规定所指的企业邮件系统，是指由信息管理部建设并实施管理的xxxx自有的邮件系统，不包括员工使用的各种免费邮箱和其它邮件系统。
• 第四条：本规定适用于xxxxxx有限公司全体员工。

使用

• 第五条：公司鼓励和提倡各部门、各下属单位及员工采用电子邮件进行内外交流。公司员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以公司域名为后缀(如：xxx@aaa.com)的邮件服务，公司对员工信箱进行统一规划和管理。在公司画册、职员名片及公司其它对外宣传资料上都统一标注以本公司域名为后缀的邮件地址，不得标注其它的邮箱。
• 第六条：电子邮件传送是发信人与收信人之间的信息的传送。公司尊重用户个人隐私权，所以，公司不会公开、透露或修改用户邮箱内的邮件内容，除非在法律许可、要求或用户违反服务条款的情况下。
• 第七条：公司各部门、各下属单位及员工个人根据工作需要，可依照电子邮箱申请流程，申请开通电子邮箱服务。用户必须完全遵守本邮件管理制度并完成申请注册程序，才能成为公司邮件系统的用户，使用公司邮件服务。
• 第八条：电子邮箱的基本命名规则由信息管理部制定，如有重名等情况，由系统管理员进行相应调整。
• 第九条：当用户所在部门、职位发生变化时，由人力资源部提供更新信息给信息管理部进行更改。
• 第十条：当员工不再为本公司服务,由人力资源部通知信息管理部，将该员工的邮件账户删除；或员工不使用公司提供的邮件服务超过六个月，信息管理部也将用户的邮件账户删除，包括用户注册的个人资料及邮件里所有的电子邮件。公司不对此承担任何责任，而由此引起的损失及责任由员工自行承担。
• 第十一条：员工须定期接收邮件，凡属公司业务往来的邮件，须回复确认，否则视为未接收邮件，由此造成的损失及责任由员工自行承担。
• 第十二条：如因协同工作需要，公司上级可以要求下级邮箱设置自动转发，或将自己信箱自动转发他人。

责任

• 第十三条：员工经申请并获批准取得公司邮局的邮件账户后，自行承担传输内容的法律责任。
• 第十四条：取得使用权的用户必须遵循以下主要条款：

从中国境内向外传送资料时须符合中国有关法律、法规规定；

不得泄露公司机密；

不得使用邮件服务作非法用途；

核对邮箱的个人资料，如有变动，须及时更新；

遵守互联网道德规范；

若用户的行为违反有关规定，公司将作出独立判断，并有权立即取消该用户的服务帐号。情况严重的，依法追究民事或刑事责任。

• 第十五条：员工信箱开通后，将得到一个密码和账号。用户应对账号和密码安全负全部责任。同时，每个用户都要对其信箱内的所有邮件、程序负全责。员工须经常改变信箱密码以防信箱被他人盗用。
• 第十六条：员工不得自行把自己的账号提供给他人使用，并承诺负责支付由于用户违反服务条款引起损失及相关费用，承担其他人使用用户的电脑、账号的情况下而发生的法律和经济责任。若发现有任何非法使用自己的账号或存在安全漏洞的情况，应立即通知公司邮件管理系统的维护人员。

附则

• 第十七条：xxxx企业邮件系统的监督权、管理权和最终解释权归公司信息管理部所有，总部各职能部门、大区、分公司、办事处配合工作。
• 第十八条：所有发给员工的通告都可通过电子邮件或常规的信件传送。服务条款的修改、服务变更、或其它重要事项均将以此形式进行。
• 第十九条：本规定自发布之日起试行。

附件：

xxxx电子邮箱申请流程

一. 总公司

总公司员工申请电子邮箱，在本部门助理处领取并填写公司标准的《申请报告》，填写所属部门、职务、联系电话等基本信息后，由本部门负责人签字，将申请报告交到信息管理部部门助理处，办理有关开通账号事宜。

二. 分公司

分公司员工申请电子邮箱，由分公司行政人事部门办理。

分公司员工向分公司行政人事部提出申请，填写《申请报告》，填写所属部门、职务、联系电话等基本信息后，经分公司负责人签字确认，传真或E-MAIL（it***@aaa.com）至总公司信息管理部，账号开通后，信息管理部将相关信息通知至分公司行政人事部门，分公司行政人事部门再为该员工进行开通事宜。